Workflow-Management

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Das Workflow-Management (WfM) bzw. Arbeitsablauf-Management ist die elektronische Ausführung von Geschäftsprozessen. Es ist eine Ausprägung der Computer Supported Cooperative Work (CSCW). Aufgabe des Workflow-Management ist es, auf Basis einer Spezifikation für die Ausführung von Arbeitsabläufen mithilfe von IT-Systemen zu sorgen. Das Workflow-Management kann damit als eine technische Umsetzung des Geschäftsprozess-Managements verstanden werden.

[Bearbeiten] Begriffe

[Bearbeiten] Aktivität

Eine Aktivität bildet die kleinste Ausführungseinheit in einem Arbeitsablauf. Ihr sind typischerweise eine Tätigkeit, ausführende Ressourcen (Personen, Maschinen), zu benutzende Ressourcen (Werkzeuge, Maschinen, andersweitige Betriebsmittel) und zeitliche Abhängigkeit (Reihenfolge, Ausführungsdauer usw.) zugeordnet.

[Bearbeiten] Workflow

Ein Workflow ist ein Prozess (alternativ Geschäftsvorfall oder allgemein Vorgang oder Arbeitsablauf), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen. Dabei beschreibt ein Workflow - im Gegensatz zum Prozess - ausführlich die operative Ebene; idealerweise so exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert ist. Die einzelnen Aktivitäten stehen demnach in Abhängigkeit zueinander. Ein Workflow hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Workflow ist der Teil eines Prozesses (Geschäftsprozesses) welcher IT gestützt durchgeführt wird.

Workflows zeichnen sich durch einen koordinativen Charakter aus im Gegensatz zu kooperativen Systemen, in denen mehr das synchrone Zusammenarbeiten gefördert wird. Ein Workflow wird typischerweise durch die Serialisierung und Parallelisierung der Arbeitsschritte erreicht. Synchrone Aktivitäten laufen strikt getrennt ab.

[Bearbeiten] Workflow-Management

Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen.

[Bearbeiten] Workflow-Management-System

Ein Workflow-Management-System (WfMS) dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse. Eine Workflow-Management-Anwendung ist eine implementierte Lösung zur Steuerung von Workflows auf der Basis eines Workflow-Management-Systems.

Workflow Management-Systeme unterstützen strukturierte Aufgaben und Prozesse, hingegen leistet Groupware die Unterstützung für eher unstrukturierte Prozesse.

Auf technischer Ebene kann eine zunehmende Integration der Funktionalitäten von Workflow-Management-Systemen, CSCW-Systemen, Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM), Enterprise Resource Planning (ERP) mit Hilfe von Enterprise Application Integration (EAI) beobachtet werden. Workflow-Systeme werden häufig der Groupware und dem Bereich CSCW (computer supported co-operative work) zugeordnet, da sie die Arbeit unterschiedlicher Personen innerhalb einer Organisation regeln. Im Gegensatz zu CSCW-Systemen wie Multi-User-Editoren, besitzen WfMS nur geringe Unterstützung für kooperative Interaktion.

[Bearbeiten] Ziele

Mit der Einführung von Workflow-Management werden allgemein folgende Ziele verfolgt:

die Qualität der Prozesse soll verbessert werden,
die Prozesse sollen vereinheitlicht werden,
eine schnellere und zuverlässigere Bearbeitung von Kundenaufträgen soll erreicht werden,
die Transport- und Liegezeiten sollen verkürzt werden (Verbesserung von Durchlaufzeiten),
die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden,
die Informationsverfügbarkeit soll erhöht,
Medienbrüche sollen vermieden werden und
die Flexibilität der Prozesse soll erhöht werden.
Kontrollierter Fluss von Daten und Dokumenten innerhalb der Unternehmen -> Verringerung von Durchlaufzeiten
Reduktion der Kosten durch Zeit- und Ressourcen-Optimierung
Erhöhung der Transparenz der Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)
Verbesserung der Datenqualität von Stammdaten

[Bearbeiten] Siehe auch

Vorgangsbearbeitung (allgemein)
Enterprise Application Integration (EAI, stärker auf technischer Ebene)
Serviceorientierte Architektur (SOA, stärker auf technischer Ebene)
Enterprise Content Management (Workflow als Komponente von ECM-Lösungen)
Yawl ist eine Open-Source-Workflow-Engine implementiert in Java
BPEL Ist eine XML-basierte Sprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen / Workflows

[Bearbeiten] Literatur

Aalst, Wil van der; Hee, Kees van: Workflow Management - Models, Methods, and Systems, The MIT Press, 2002, ISBN 0-262-01189-1
Stefan Jablonski, Markus Böhm, Wolfgang Schulze: Workflowmanagement: Entwicklung von Anwendungen und Systemen – Facetten einer neuen Technologie. dpunkt Verlag, ISBN 3-920993-73-X (Systematische Einführung in Modellierung und Technik aus dem Jahre 1997)
Cornelia Richter-von Hagen, Wolffried Stucky: Business-Process- und Workflow-Management. Stuttgart, Teubner, 2004. ISBN 3-519-00491-7