Präsentationstechnik

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Unter Präsentationstechnik versteht man die Grundsätze, die eine Präsentation erfolgreich machen. Die Präsentation ist eine zweckbestimmte und empfangsorientierte Informationsbeschreibung, welche versucht den Kommunikationsfluss zu verbessern und Expertenwissen anderen zugänglich zu machen.

Inhaltsverzeichnis

1 Die Grundsätze für eine erfolgreiche Präsentation
2 Literatur
3 Weblinks
4 Siehe auch

[Bearbeiten] Die Grundsätze für eine erfolgreiche Präsentation

[Bearbeiten] Vorbereitung der Präsentation

Folgende Überlegungen sind notwendig:

Welches Ziel wird mit der Präsentation verfolgt?
Welche Zielgruppe wird angesprochen?
Welche Medien werden eingesetzt und funktionieren die technischen Hilfsmittel?
Sind genügend Hintergrundinformationen über das Präsentationsthema bekannt?
Welche Sitzordnung wird für das Publikum gewählt?
Welche Fragen könnte das Publikum stellen?

Zusätzlich ist zu beachten, dass pro Minute der Präsentation etwa 5 bis 30 Minuten an Vorbereitung einzuplanen sind. Je kürzer die Präsentation desto kritischer ist die Vorbereitung.

[Bearbeiten] Aufbau einer Präsentation

Beim Aufbau einer Präsentation wird grundsätzlich unterschieden, ob das Publikum über einen Sachverhalt informiert wird oder ob das Publikum von einer Handlungsweise überzeugt werden soll. Dementsprechend gibt es zwei verschiedene Varianten für den Aufbau:

Bei der Informations-Präsentation wird mehr Augenmerk auf den Informationsteil gelegt. Es werden Fakten, Überlegungen, Standpunkte und Schlussfolgerung präsentiert.
Bei der Überzeugungs-Präsentation nimmt der Vortragende die Gegenargumente vorweg und entkräftet diese im Voraus. Ein Beispiel dafür ist, dass der Vortragende das Problem benennt, den Grund dafür aufzeigt und gleichzeitig eine Lösung präsentiert. Dazu kann z.B. das ARGU-Strukt verwendet werden.
Gelenkstellen sind die Momente in der Präsentation, da von einem Sachverhalt zum anderen übergeleitet werden soll. Diese Momente müssen sitzen, die Wortwahl sollte gut durchdacht und zuvor festgelegt sein, um einen reibungslosen, attraktiven und spannungserzeugenden Einstieg in den nächsten Sachverhalt zu finden.

Außerdem muss ein passender Folien-Übergang gefunden werden. Die Präsentation darf aber auch nicht mit Animationen überladen werden. In diesem Fall gilt das Motto: weniger ist mehr.

[Bearbeiten] Technische Hilfsmittel

Ein Bild oder eine Zeichnung bietet jedem Zuhörer eine gute Gedächtnisstütze. Zur Visualisierung ist der Einsatz von Medien nötig. Es gibt eine Vielzahl von technischen Hilfsmitteln, die jeweils ihre Vorzüge und Nachteile haben. Die Frage, welches Hilfsmittel verwendet werden soll, hängt von der jeweiligen Situation ab. Und: Weniger ist oftmals mehr.

Medium	Vorteile	Nachteile
(Overhead-) Projektor und Folien bei großen Gruppen (bis ca. 200 Personen) Einsatzbereich: als simultane, visuelle Unterstützung eines Vortrages, Referates oder Lehrgesprächs	Folien sind schnell, einfach und billig herzustellen Geräte sind technisch ausgereift, einfach, sicher und transportabel Folien sind als Handout geeignet	Trend zu viele Folien einzusetzen - Gefahr der Übersättigung verleitet zum Sprechen mit dem Projektor bzw. der Projektionswand und zum Verstellen der Sicht auf das projektierte Bild Präsentation erfordert halbverdunkelte Räume - bei längerer Dauer besteht die Gefahr der Übermüdung des Publikums
Laptop und Videoprojektor (Beamer) Ohne Projektor: max. 5 Personen pro Monitor Mit Projektor: Präsentation vor großen Gruppen, Teilnehmerzahl unbegrenzt Einsatzbereich: als simultane, visuelle Unterstützung eines Vortrages oder Lehrgesprächs	vielfältige Aufarbeitung von audiovisuellen Daten, Bildern, Diagrammen, Videos, Klängen, etc. möglich Änderungen und Aktualisierungen sind auch in letzter Minute möglich wirkt modern, technisch perfekt leicht transportierbar und im Raum flexibel aufstellbar kann mit anderen technischen Geräten wie Video, DVD, etc. leicht kombiniert werden	man ist der Technik ausgeliefert Präsentation erfordert halbverdunkelte Räume - bei längerer Dauer Gefahr der Übermüdung des Publikums Teilweise lange Boot-Zeit des Beamers Kühlgeräusche des Beamers Teuer
Flipchart bei Gruppen zwischen 3 und 25 Personen Einsatzbereich: bei gemeinsamer Erarbeitung/Bearbeitung von Aufgaben	kostengünstig einfache Handhabung Änderungen und Aktualisierung in letzter Minute möglich auch für spontane Präsentationen einsetzbar keine Abdunklung notwendig flexibel und erweiterbar wenig Vorbereitungszeit	Platzbedarf beim Transport Papier nur beschränkt wiederverwendbar relativ kleine Fläche zum Beschriften
Metaplankarten und Pinnwand bei Gruppen zwischen 3 und 25 Personen Einsatzbereich: bei gemeinsamer Erarbeitung/Bearbeitung von Aufgaben	verschiedene Formen, Größen Farben Änderungen durch umstecken möglich für Gruppenarbeit sehr gut geeignet flexibel und erweiterbar	schwer handhabbar Platzbedarf beim Transport von Pinnwand hoher Papierverbrauch nur beschränkt wiederverwendbar
Whiteboard bzw. Tafel bei Gruppen zwischen 3 und 30 Personen Einsatzbereich: bei gemeinsamer Erarbeitung/Bearbeitung von Aufgaben	freier Platz im Raum spontan einsetzbar als Klebe-, Magnetfläche verwendbar einfach zu handhaben ökologisch unbedenklich	kaum vorzubereiten Gefahr zur Tafel zu sprechen voll geschriebene Tafeln müssen abgewischt werden - der Erinnerungseffekt geht verloren

Als Ergänzung stehen noch andere Medien wie zum Beispiel Video, Computer, Notebook, CD-Spieler/Radio und viele mehr zur Verfügung.

[Bearbeiten] Umsetzung einer Präsentation mit Folien

Ist die Entscheidung für die Unterstützung einer Präsentation mit Folien gefallen, so ist die nächste Herausforderung die Umsetzung in einem Präsentationsprogramm (z.B. Powerpoint, Impress). Aus der Praxis ist auch hier "weniger ist mehr" gültig.

[Bearbeiten] Folientypen

Grundsätzlich kann man mit fünf verschiedenen Typen von Folien für 99% der Präsentation das Auslangen finden. Diese fünf Typen sind:

Aufzählungspunkte / Textblock
Diagramme / Bilder
Matrizen und Tabellen
Weg/Zeit-Diagramme, Workflows, Roadmaps
Charts, Statistiken, Graphen

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die Eignung der verschiedenen Folien-Typen für bestimmte Absichten im Rahmen der Präsentation.

Eignung der verschiedenen Typen für bestimmte Präsentations-Absichten.
Typ	Information vermitteln	Unterstützung des Verständnisses	Entscheidungs-Unterstützung	Strukturen geben	Etwas Komplexes erklären	Vergleiche anstellen
Aufzählungspunkte / Textblock	X	X	-	X (Agenda, etc.)	-	X
Diagramme / Bilder	X	X	-	-	X	-
Matrizen und Tabellen	X	-	X	-	-	X
Weg/Zeit-Diagramme, Workflows, Roadmaps	X	X	X	X	X	-
Charts, Statistiken, Graphen	X	-	X	-	X	X

[Bearbeiten] Tipps und Tricks bei Folien-Präsentation

Die folgenden Punkte sollten speziell bei der Präsentation mit Folien beachtet werden:

Niemals die Inhalte der Folie gesamthaft herunterlesen - das Publikum kann in den meisten Fällen selbst lesen!!!
Sind Folien zur Unterstützung des Vortrages vorhanden, so ist ein weitere Hilfsunterlage in den Händen zu vermeiden. Dies behindert bei Punkten, die man durch Gesten bzw. Zeigen auf den Folien herausheben will.
Geben sie dem Publikum die notwendige Zeit zum Betrachten, Lesen und Verstehen der Folien (speziell mit Bildern).
Die Folien unterstützen ihre Präsentation. Sie können wenn notwendig davon auch abweichen. Lassen sie nicht von den Folien die Präsentation diktieren.
Nehmen sie ein Flipchart zur Unterstützung für das Aufschreiben von Fragen, offenen Punkten die z.B. in ihren Folien später abgehandelt werden.

Die folgende Tabelle gibt Hinweise für die effektive Präsentation der Folien-Typen.

Eignung der verschiedenen Typen für bestimmte Präsentations-Absichten.
Typ	Präsentations-Stil
Aufzählungspunkte / Textblock	Anzahl der Punkte < 5: Jeden Punkt behandeln aber nicht vorlesen. Den Punkt durch die dahinterliegenden Informationen beschreiben Anzahl der Punkte >=5: Dem Publikum Zeit zum lesen geben. Die drei wichtigsten Punkte behandeln (wie oben).
Diagramme / Bilder	Folgende Reihenfolge in der Präsentation einhalten: Vom Grossen zum Detail... Worum geht es? Notation erklären - wenn notwendig. Die einzelnen Bestandteile beschreiben. Was soll das Publikum daraus lernen (Conclusio)?
Matrizen und Tabellen	Folgende Reihenfolge in der Präsentation einhalten: Vom Grossen zum Detail... Worum geht es? Dimensionen (X-Achse, Y-Achse), Farben, Formen erklären. Die einzelnen Bestandteile beschreiben. Welche Zusammenhänge werden dargestellt. Ein Beispiel für die Interpretation geben. Was soll das Publikum daraus lernen (Conclusio)?
Weg/Zeit-Diagramme, Workflows, Roadmaps	Folgende Reihenfolge in der Präsentation einhalten: Vom Grossen zum Detail... Worum geht es? Dimensionen (X-Achse, Y-Achse). Phasen erklären. Zusammenhänge die zur Darstellung als Roadmap geführt haben erklären Was soll das Publikum daraus lernen (Conclusio)?
Charts, Statistiken, Graphen	Folgende Reihenfolge in der Präsentation einhalten: Vom Grossen zum Detail... Worum geht es? Was wird dargestellt? Achsen, Werte, Gruppen erklären. Interpretation der Statistik anhand eines Beispiels erklären. Was soll das Publikum daraus lernen (Conclusio)?

Als Regel kann man davon ausgehen, dass bei einer Präsentation die unterschiedlichen Folientypen folgende Zeit bei normalen Sprechtempo in Anspruch nehmen:

Zeitbedarf für die verschiedenen Folientypen ohne Rückfragen.
Typ	Zeitbedarf
Aufzählungspunkte / Textblock	ca. 2-4 min.
Diagramme / Bilder	ca. 3-6 min.
Matrizen und Tabellen	ca. 3-7 min.
Weg/Zeit-Diagramme, Workflows, Roadmaps	ca. 4-8 min.
Charts, Statistiken, Graphen	ca. 4-8 min.

Aus dem Zeitbedarf ergibt sich dass man für eine Stunde Präsentationszeit mit gemischten Folien maximal 15 Folien verwenden sollte. Werden Rückfragen in der Präsentation zugelassen so reduziert sich diese Zahl auf ca. 10-12 Folien.

[Bearbeiten] Tipps und Tricks

Damit der Zuhörer von der gut vorbereiteten Präsentation gefesselt wird, sollten einige Richtlinien während des Vortrags beachtet werden.

Blickkontakt - der Augenkontakt schafft eine zweiseitige Kommunikation zwischen Vortragendem und Publikum. Der Vortragende kann so das Feedback vom Publikum wahrnehmen und strahlt dadurch Sicherheit aus. Das Publikum wird durch den Blickkontakt in die Präsentation miteinbezogen.

Stimme - die Lautstärke, Sprechhöhe und Geschwindigkeit sollen für den Zuhörer angenehm sein. Der Präsentator soll die Sprechpausen gezielt einsetzen und auf die Artikulation (Verständlichkeit) achten. Die Modulation der Stimme ist ein wichtiges Instrument, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu erlangen und zu halten.

Stand - bedeutend in unserer Wirkung auf andere ist nicht so sehr was wir sagen (Inhalt), sondern wie wir es sagen. Daher muss bei der Präsentation besonders auf den Einsatz der Körpersprache geachtet werden. Ein fester Stand und ein bewusstes Gehen ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg einer Präsentation.

Gestik - die Gestik soll den Inhalt unterstreichen. Grundsätze sind, dass der Präsentator seine Hände niemals in der Hosentasche verschwinden lässt. Ein Stift in der Hand stellt ebenfalls eine Gefahrenquelle dar, denn das Spielen mit den Stift schränkt die Gestik ein.

Mimik - ähnlich der Gestik, muss die Mimik den Inhalt unterstreichen. Je nach Inhalt der Präsentation ist darauf zu achten, dass die Mimik adäquat ist und das gesprochene Wort mit der Gesichtssprache unterstützt. Auch geübte Präsentatoren scheuen sich nicht, zentrale Passagen einer wichtigen Präsentation vor dem Spiegel oder vor der Videokamera einzuüben.

Ganzheitlichkeit - alle Faktoren müssen ein harmonisches Gesamtes bilden, das natürlich und überzeugend wirkt. Eine unzureichende Ausprägung einer der Faktoren zieht automatisch die Aufmerksamkeit der Zuhörenden auf sich und wirkt sich nachteilig auf den Gesamteindruck aus.

[Bearbeiten] Literatur

Carnegie, D., Besser miteinander reden, Scherz Verlag, 1969, ISBN 3596506891
Hierhold, E., Sicher präsentieren - wirksamer vortragen, Überreuter Verlag, August 2002, ISBN 3832309284
Kellner, H., Reden, zeigen, überzeugen - Von der Kunst der gelungenen Präsentation, Juli 2002, Hanser Fachbuch, ISBN 3446191526
Kushner, M., Erfolgreich Präsentieren für Dummies, MITP Verlag, ISBN 3826629353
Herbig, A.F., Vortrags- und Präsentationstechnik. Erfolgreich und professionell vortragen und präsentieren, Januar 2004, BoD GmbH, Norderstedt, ISBN 3833407115
Reusch, F., Der kleine Hey - Die Kunst des Sprechens, Januar 1997, Schott, ISBN 3795787025
Scheler, U., Informationen präsentieren, Gabal Verlag, Offenbach 1997, ISBN 3-930799-26-X
Seifert, J.W., Visualisieren Präsentieren Moderieren, Gabal Verlag, Offenbach 2005, ISBN 3-930799-00-6
Technische Inhalte überzeugend präsentieren in Das Deutsche Ingenieur-Handbuch. Der Ingenieur als Manager, Deutscher Ingenieur Verlag, 2005, ISBN 3-8125-0553-3