Terminplanung

aus Wikipedia, der freien Enzyklopädie

Terminplanung ist ein Begriff aus dem Projektmanagement.

In erweitertem Begriffsverständnis ist neben der Planung auch die terminliche Überwachung eines Projektes gemeint, das Termincontrolling. Dies kann vom Auftragsverantwortlichen als Aufgabenteil mit wahrgenommen werden. Es gibt aber auch so große Aufgaben, dass zur Terminplanung ein hierauf spezialisierter Mitarbeiter dem Auftragsverantwortlichen zuarbeitet und ihn unterstützt.

Wenn zur Erledigung eines Projektes ein Projektteam aus mehreren Mitarbeitern gebildet wird, gehört der Terminplaner (engl. Timescheduler) zwingend mit in das Team des Auftragsführers / Contract Managers.

Wenn ein Projekt dermaßen groß ist, dass in einer Arbeitspaket-Struktur mehr als ein Mitarbeiter tätig werden muss, so ist auf die Arbeitsorganisation des Teams und die eingesetzten Werkzeuge der Paketierung und Terminierung besonderes Augenmerk zu richten.

In der Produktionsplanung und -steuerung (PPS) ist die Terminplanung ein wichtiger Begriff, neben Ressourcenplanung und Materialbereitstellungsplanung.

Inhaltsverzeichnis 1 Phasen 2 Zeitliche Einordnung 3 Aufgaben und Anforderungen 4 Techniken und Werkzeuge 5 Betrachtungen, Analogien im privaten Erfahrungsumfeld 6 ... mal ein wenig weniger ernst... 7 Merksätze für Terminplanung

[Bearbeiten] Phasen

Terminplanung hat zwei Phasen, die nicht beide zum Tragen kommen müssen:

• Projekt-Terminplanung (zur Darstellung einer potentiellen zeitlichen Abarbeitung, bevor noch eine Aufgabenstellung eines Kunden zum Auftrag wird),
• Auftrags-Terminplanung (für einen Auftrag eines Kunden, nach dem Vertragsschluss)

[Bearbeiten] Zeitliche Einordnung

Terminplanung für einen Auftrag findet in aller Regel statt, nachdem

• ein Projektziel festgelegt wurde mit
  • Gesamt-Zeitrahmen
  • Finanzrahmen
  • qualitativer Bestimmung und Abgrenzung,
• eine Arbeitspaketzerlegung (WBS, Work Breakdown Structure) stattfand bis herunter auf Einzelaufgaben.

[Bearbeiten] Aufgaben und Anforderungen

Anforderungen an die Terminplanung sind:

• Abbildung des geplanten Projekt-Verlaufs als Soll oder Vorgabe
• Korrekte Darstellung der Ist-Situation
• ständiger rollierender Vergleich von Soll und Ist
• Warnfunktion bei Abweichungen an Projekt-Management oder Geschäftsführung
• (Mit-) Erarbeiten von Korrekturmaßnahmen bei erkannten Abweichungen

Aufgabe in der Terminplanung ist oft auch das Erstellen von zeitlich getakteten Fortschrittsberichten (engl. Progress Report), wöchentlich, monatlich oder quartalsweise. Hierzu ist zuvor zu bestimmen, in welcher Einheit der Projekt-Fortschritt gemessen wird:

• verbrauchte Zeit i.V. zur vorgeplanten Zeit
• getätigte Ausgaben i.V. zum Budget, d.h. zum zur Verfügung stehenden gesamten Geld
• verarbeitete Volumina / Gewichte / Längen / Einheiten
• (Bsp.:x Hektoliter Bier abgefüllt / y Tonnen Ziegelsteine vermauert / z km Straße asphaltiert / x Paletten Yoghurt verpackt / y Stück Stahlbauträger montiert)

[Bearbeiten] Techniken und Werkzeuge

Arbeitstechniken in der Terminplanung und -steuerung sind

• Vorwärtsterminierung
• Rückwärtsterminierung
• Kapazitäts- und Ressourcenplanung
• Methode des kritischen Pfades (Critical path, Engpasskonzentration)
• Expediting

Werkzeuge zur Terminplanung sind:

• Projektmanagement-Softwarepakete (Beispiele: Timeline, Microsoft Project, Primavera)
• Grafik-Pakete zur Visualisierung von Daten (Microsoft Visio, GRANEDA von NETRONIC in Aachen)
• Zeitmanagement-Programme (zum Beispiel Microsoft Outlook
• Büroanwendungen (Office-Pakete) für Tabellenkalkulation und Präsentationen (Beispiel: Lotus 1-2-3 oder Microsoft Office = Word, Excel, PowerPoint)
• Terminplanung für Arztpraxen / Gemeinschaftspraxen / Krankenhäuser (Termindoc von S&P data GmbH aus Mainz)

Ein bekanntes Instrument ist die Projekt-Visualisierung in Form von Gantt-Diagrammen:

• vertikal werden die Aktivitäten dargestellt,
• horizontal die Zeit,
• vertikale Linie (zum Ist-Zeitpunkt)
• eine Aktivität wird mit waagerechten Balken von Plan-Anfang bis Plan-Ende dargestellt
• Innerhalb des Balkens finden Markierungen statt für den erzielten Fortschritt

[Bearbeiten] Betrachtungen, Analogien im privaten Erfahrungsumfeld

Summa kann man festhalten, dass in der modernen Gesellschaft viele berufliche Aktivitäten nicht mehr ohne Wissen um Projektmanagement und Terminplanung auskommen.

So mancher Privatmann auch kann sich hierin eine Kompetenz erarbeiten, freiwillig oder unfreiwillig: ein Haus zu bauen.

Die Optimierung von Kapazitäten, Ressourcen, Zeit und Geld zum Erreichen des hohen Zieles: einmal im Leben für die eigene Familie ein schönes Haus zu bauen.

[Bearbeiten] ... mal ein wenig weniger ernst...

(einmal:... falscher Ansatz. Richtig: Möglichst oft ein Haus zu bauen, damit das Knowhow wächst und man nicht immer als blutiger Amateur lauter Profis gegenübersitzt. Diesen Artikel schrieb ein erfahrener Haus-Neubauer (2x...) und beruflicher Timescheduler.)

Beim Hausbau bekommt man einen Eindruck von der Relativität von Terminen, denn just in der Baubranche gilt ein Sprichwort, dass terminliche Absprachen oft nur freundlich-unverbindliche Absichtserklärungen sind. Wenn nämlich der Bauhandwerker dann telefoniert, werden die getroffenen Absprachen möglicherweise gleich hinfällig: ein neuer Auftrag winkt. Der neue Auftrag wiederum wird nur verfügbar, wenn er sofort daran zu arbeiten anfangen könne. Kann er zwar nicht, weil existente Absprachen das verhindern sollten, aber er wird´s oft dennoch tun ....

Es sind gerade im Baubereich aber auch spezialisierte Bauabwicklungs-Architekten mit präziser Terminplanung erfolgreich: dadurch, dass es ihnen gelingt, zuverlässige Bauhandwerker unter Vertrag zu nehmen. Mit denen auch das Risiko, Termine nicht einzuhalten, vertraglich bewertet und geteilt wird. Und somit im Termin-Verzugsfall der Handwerker empfindlich weniger Geld bekommt.

[Bearbeiten] Merksätze für Terminplanung

Kein Auftrag wird am Termin scheitern.

Dass man einen Auftrag bekommt, ist in der Wirtschaft stets wichtiger als die korrekte Chance, diesen Auftrag auch in versprochenem Terminrahmen abarbeiten zu können. Der Verkäufer wird sich immer eher herauszureden verstehen als die Auftragsabwickler und die Terminplaner es können. Andersherum ist es eine Frage der Bewertung der Seriosität des Verkaufenden durch den Kunden, denn alles, was an Leistungen und Waren noch nicht lagerhaltig ist, sondern erst noch hergestellt werden muss und/oder transportiert, birgt die Gefahr von Terminverzug.