ביקורת פנימית
מתוך ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית
ביקורת פנימית היא פעילות המתבצעת על ידי מבקר פנימי בארגון ציבורי. פעילות זו נועדה להפנות קשב של מנהלים ועובדים בארגון לסיכונים בתפקוד הארגון ולצורך בשיפור הבקרות הניהוליות כדי לצמצם את הסיכונים הללו. ניתוח הסיכונים והצעת הבקרות הניהוליות המתאימות נועדו להבטיח קידום מועיל, יעיל ומוסרי של יעדי הארגון, ולשמור על כספו ורכושו.
התמוטטות של חברות רב לאומיות בשנים האחרונות, כתוצאה מכשלים בבקרות הניהוליות, הביאה לעלייה בחשיבות המיוחסת לביקורת הפנימית ולחקיקה מחייבת בארצות הברית, בריטניה ובמדינות נוספות לגבי הצורך והתפקוד של מבקרים פנימיים. בישראל מעוגנת פונקציית הביקורת הפנימית בחוק הביקורת הפנימית.
הבקרות הניהוליות כוללות, בין השאר, אמצעים כמו: יצירת תרבות ארגונית מתאימה, קביעת מדיניות, חלוקת אחריות וסמכויות, יצירת איזונים ובלמים, כתיבת הוראות ונהלים ועדכונם, בניית תהליכים ממוחשבים שבהן מובנות בקרות מתאימות ועוד.
[עריכה] פעילות המבקר הפנימי
פעילות המבקר הפנימי מתחלקת למספר שלבים עיקריים:
- קביעת תוכנית הביקורת.
- עריכת סקר מוקדם בכל נושא ביקורת.
- עריכת עבודת השטח.
- כתיבת טיוטת דו"ח הביקורת וקבלת תגובת המבוקרים לטיוטה.
- כתיבת הדו"ח הסופי, הכולל המלצות ביחס לשינויים נדרשים בבקרות הניהוליות.
- מעקב אחר ביצוע ההמלצות על ידי הגוף המבוקר.
לצורך קביעת נושאי הביקורת המרכיבים את תוכנית הביקורת עושה המבקר הערכת סיכונים, שבה נלקחים בחשבון הן היעדים והמשימות לטווח קצר והארוך של הארגון, והן המגמות החיוביות והשליליות בסביבת הארגון. על בסיס ניתוח היעדים והסביבה מעריך המבקר מהם הנושאים שבהם שינויים ושיפורים בבקרות הניהוליות עשויים לתרום לצמצום הסיכונים ולקידום אפקטיבי, יעיל ומוסרי של יעדי הארגון.
בחירת הנושאים לביקורת מתייחסת לא רק לתהליכים ופרויקטים קיימים הנמצאים בסיכון, אלא גם לתהליכים ופרויקטים חדשים שמן הראוי להיכנס אליהם כדי לנצל הזדמנויות שנוצרו בסביבה החיצונית והפנימית. ויתור לא מחושב של המבקר הפנימי על הזדמנות לקדם את יעדי הארגון, דרך בחירה בנושא ביקורת מתאים, מהווה אף הוא סיכון.
עריכת ביקורת מתחילה בלימוד ההקשר הרחב של הנושא המבוקר באמצעות סקר מוקדם, שבו אוסף המבקר נתונים על התשומות והתפוקות של התהליכים המבוקרים, מראיין עובדים ומנהלים המשתתפים בתהליכים המבוקרים ועורך תצפיות. בנוסף ללימוד הנושא המבוקר באמצעות מחקר אמפירי עורך המבקר בשלב הסקר המוקדם גם מחקר עיוני שנועד לנסח מיני-תאוריות והשערות לגבי סיכונים בתחום המבוקר ועל הדרכים לצימצומם. מחקר עיוני זה מבוסס בעיקר על לימוד דו"חות ביקורת קודמים שלו ושל אחרים, שבהם מפורט הניסיון הקודם שלו ושל מבקרים אחרים בנושאים דומים שניתן להתייחס אליהם כאל תקדימים מתאימים. מחקר עיוני זה מתבסס גם על לימוד דרכי הארגון והתהליכים בארגונים המוכרים כמצטיינים, על שיטות עבודה ובקרות ניהוליות המוכרות כ-best practice.
על בסיס הסקר המוקדם יכול המבקר להעריך האם תצמח תועלת מהמשך הביקורת בנושא שנבחר, ואם כן - כיצד לתחם אותו טוב יותר לפני הכניסה "לעבודת השטח". תיחום הביקורת לפני עבודת השטח כולל, כאמור, ניסוח השערות לגבי הסיכונים שצפויים בנושא המבוקר והביטוי שיקבלו הסיכונים הללו בשטח; לדוגמה, סיכונים של יעילות נמוכה בקידום יעדי הארגון כתוצאה מהעדר מדדי ביצוע, חוסר יעילות של הפעילות הארגונית כתוצאה מהעדר תחשיבים נכונים, בעיות אתיות בפעולת בכירים כתוצאה מריכוז סמכויות והעדר שקיפות.
הן על בסיס ההשערות המפורטות והן על בסיס ידע מכללא שאינו מפורש ומודע למבקר, מחפש המבקר במהלך עבודת השטח רמזים לדברים שקיימים ושלהערכתו רצוי שלא יתקיימו, דהיינו נתונים ואירועים שנראים לו כאנומליות, כחריגות וכסטיות ממצב עניינים רצוי. נתונים ואירועים שקיומם מרמז על סיכונים. באותה מידה מחפש המבקר במהלך עבודת השטח רמזים לדברים שלא קיימים ושלהערכתו העובדה שארועים כאלו לא מתקיימים ושנתונים כאלו לא נאספים היא שלילית ומצביעה על סיכונים אפשריים לארגון.
אנומליות, סטיות, חריגות ולקונות אלו משמשות את המבקר כדי לארוג את הממצאים המתייחסים הן למה שקדם לחריגות אלו והביא אותן, והן למה שצפוי בעקבותיהן. המבקר הפנימי מציע בממצאים הסברים המתייחסים לעבר ומציינים מה, להערכתו, הם הגורמים שגרמו או אִפשרו היווצרות חריגים אלו. המבקר הפנימי כולל בממצאים גם תחזיות לגבי העתיד כאשר הוא מפרט את היקף וחומרת הסיכונים לקידום מועיל, יעיל ואתי של יעדי הארגון שסטיות ולקונות אלו מצביעים עליהם.
הממצאים הללו מובאים בטיוטת דו"ח הביקורת, והמבוקרים יכולים להתייחס הן לעצם קיום החריגות שהמבקר זיהה, הן לנכונות הסיבות שהמבקר מציע להיווצרותם והן לדעתם על קיום הסיכונים וחומרתם, לגוף המבוקר, שהמבקר גזר מהחריגות והלקונות שאותן זיהה.
על בסיס בחינה כפולה זו של הדינמיקה בגוף המבוקר ובסביבתו שיצרה או איפשרה את החריגים הללו מחד, ועל בסיס ניתוח חומרת הסיכונים לקידום יעדי הארגון שקיום דינמיקה זו מצביעה עליהם וכמובן על בסיס תגובת המבוקרים, מנסח המבקר בדו"ח הסופי המלצות על בקרות ניהוליות העשויות לצמצם סיכונים אלו.
