Beschaffungsmanagement
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Beschaffungsmanagement, auch: Procurement, ist eine Unterkategorie der Betriebswirtschaftslehre und beschäftigt sich mit der Lehre von Beschaffung, Materialwirtschaft und Logistik von der Bedarfsdefinition und Warenannahme bis hin zur Entsorgung in der gesamten Wertschöpfungskette. Es werden im wesentlichen unterschieden zwischen
- Strategisches Beschaffungsmanagement
- Operatives Beschaffungsmanagement
- Industrielles Beschaffungsmanagement
Inhaltsverzeichnis |
[Bearbeiten] Überblick
Ein Projekt, das ohne Leistungen von externen Lieferanten auskommt, ist nahezu undenkbar. Neben der Auswahl der Leistungsangebote selbst sind längst die Standards der Leistungserbringung bei den Lieferanten ins Blickfeld gerückt. Die Leistung zählt nicht allein als Eigenwert mit einem spezifischen Nutzen, sondern der Lieferant als Garant dieses Nutzens wird bewertet und zunehmend in die Pflicht genommen.
Lieferanten befinden sich damit auf einem schmalen Grat zwischen maximaler Flexibilität und maximaler Standardisierung der Leistungserbringung für Kundenanforderungen, die sich im Verlauf des Projekts plötzlich verändert darstellen können. Daher werden möglichst frühzeitig Verträge geschlossen, die einerseits Lieferanten und Kunden vor derartigen Überraschungen schützen, und andererseits eine Vorstellung vom Ergebnis der Leistung und der Vorgehensweise bis dort hin umreißen. Checklisten und das Studium der AGB von Lieferanten können helfen, solche Verträge Schritt für Schritt professioneller aufzusetzen.
Das Beschaffungsmanagement muss den Lebenszyklus einer extern erbrachten Leistung richtig einschätzen, vertraglich absichern und die extern wie intern getroffenen Vereinbarungen dokumentieren. Ein Beispiel verdeutlicht das:
[Bearbeiten] Beschaffungsverträge
Beschaffungsverträge können unterschiedliche Titel haben. Sie erschöpfen sich in aller Regel jedoch in den folgenden drei Kategorien:
[Bearbeiten] Beraterverträge
Dies sind Dienstleistungen, gemessen in Arbeitsstunden oder vordefinierten Ergebnissen. Hiermit wird spezielles Know How beschafft, das in das Projektergebnis einfließt. Solche Leistungen können im Ermessensspielraum der Steuerbehörden als Teil einer Anlage betrachtet werden, sind jedoch als veräußerbares Gut sehr problematisch einzuschätzen.
[Bearbeiten] Kauf- oder Mietverträge
Bei Anlagegütern wird in der Regel ein Investitionsvolumen innerhalb eines Zeitraums oder zu einem Stichtag festgehalten. Im einfachsten Fall ist dies eine Bestellung ab sofort auf Basis der (ausgehandelten) allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Bei Mietverträgen werden dagegen keine Anlagegüter erworben, sondern nur ein Nutzungsrecht gegen Gebühr mit oder ohne zeitlicher Beschränkung. Ein Spezialfall sind Lizenzverträge, die sich auf immaterielle Güter beziehen, die aber dennoch als Anlage gebucht werden.
[Bearbeiten] Wartungsverträge
Wartung und Support werden hin und wieder als getrennte Leistungen ausgewiesen. Gemeint sind jedoch mehr oder weniger geplante Erhaltungsvorgänge, die einen Investitionsschutz zu vorangegangenen Beschaffungen von Anlagegütern darstellen. Der Wert solcher Leistungen lässt sich in Aktualisierungsrhythmen oder Unterstützungsansprüchen in Notfällen bemessen. Dem gegenüber können nur die Risiken veranschlagt werden, denen ein Projekt ausgesetzt ist, wenn solche Sicherungsmaßnahmen nicht getroffen werden.
Im Einzelfall können diese Bestandteile vom Lieferanten als kombinierter Vertrag vorgelegt werden, wovon aber hinsichtlich flexibler Kündigungsmöglichkeiten abzuraten ist.
Zur Aufgabe des Beschaffungsmanagements gehört es, diese Vertragsbestandteile in eine Form zu bringen, die im Verlauf des Lebenszyklus der Leistungserbringung maximalen wirtschaftlichen Handlungsspielraum gibt.
Problematisch sind im Verlauf des Lebenszyklus der externen Leistungserbringung meist nicht die ausdrücklich getroffenen Regelungen, sondern jene, deren rechtskräftige Fixierung versäumt wurde.
[Bearbeiten] Prozesse
Beschaffungsmanagement kümmert sich um die Beschaffung von Ressourcen außerhalb der Trägerorganisation. Hierzu gehören Sachmittel, Zulieferleistungen, als auch Personen (Projektmitarbeiter). Viele große Unternehmen (Trägerorganisationen) haben hierfür feste Prozesse etabliert, welche beachtet werden müssen.
Das PMBOK Guide sieht hierfür sechs Hauptprozesse vor:
[Bearbeiten] Beschaffungsplanung
In der Beschaffungsplanung wird ermittelt, welche Dienstleistungen oder Sachmittel zu beschaffen sind. Dies wird sich oft aus einem Abgleich der Ergebnistypen (Definition von Inhalt und Umfang) und den intern verfügbaren Ressourcen ergeben.
[Bearbeiten] Angebotsplanung
In der Angebotsplanung werden die Leistungsbeschreibungen für die einzuholenden Angebote erstellt. Außerdem müssen die potentiellen Lieferanten identifiziert werden. Außerdem werden die Kriterien definiert, nach denen die Lieferanten beurteilt werden sollen (z.B. Preis der Ware oder Dienstleistung, techn. Kompetenz, gute Erfahrungen/Zuverlässigkeit, finanzielle Stabilität des Unternehmens, Verfügbarkeit, usw.)
[Bearbeiten] Angebotseinholung
Danach werden die Angebote von den potentiellen Lieferanten eingeholt.
[Bearbeiten] Lieferantenauswahl
Im Prozess der Lieferantenauswahl werden die definierten Auswahlkriterien angewendet (oder erneut angepasst, falls kein Lieferant in der Lage ist entsprechend der Leistungsbeschreibung zu liefern).
[Bearbeiten] Vertragsabwicklung
Vertragsabwicklung meint in diesem Zusammenhang die kontinuierliche Betreuung / Prüfung des Lieferanten. Ziel ist die Sicherstellung der korrekten und rechtzeitigen Zulieferung der bestellten Dienstleistung. Zeichnen sich Schwierigkeiten ab, eskaliert der Projektmanager beim zuliefernden Unternehmen.
[Bearbeiten] Vertragsbeendigung
Nach Abschluss der Zulieferung wird die Lieferbeziehung ordentlich beendet. Hierzu könnte - je nach Projekt - z.B. die Bezahlung der Abschlussrechnung sein, Durchführung eines Abschlussgesprächs (Lessons Learned), Vereinbarungen über die Nennung des Projekts als Referenzprojekt für den Zulieferer, usw.
[Bearbeiten] Weblinks
- http://www.pmqs.de - Wissensplattform zu Projektmanagement im Internet
- http://www.pmifc.de/ - PMI, Frankfurt Chapter
